Avebe

Avebe is een op de markt gerichte coöperatie van zetmeelaardappeltelers. Van oudsher richtten we ons uitsluitend op het winnen van het zetmeel uit de aardappel. Maar door ontwikkeling van innovatieve technieken halen we nu ook eiwitten uit de aardappel, bedoeld voor de voedingsmiddelenindustrie. En daarmee zijn we er nog niet. De aardappel is voor ons een bron van mogelijkheden met nog meer ingrediënten die tot waarde gebracht kunnen worden. Kortom, we halen eruit wat erin zit!

ALTIJD ONVERWACHT
EEN CRISIS KOMT
EEN CALAMITEIT,
WAT NU?
SIGNALEREN:
LIEVER VALS ALARM DAN GEEN ALARM

Maak gebruik van de incidentprocedure(s) of bel noodnummer 333 

Je signaleert bijvoorbeeld:  
Onvoorziene omstandigheid op de locatie (brand/explosie/zwaar ongeval)
Klantprobleem (claim of besmetting met potentiële impact)
Supply chain (kritische leverancier valt weg)

ACTEREN EN ESCALATIE

Activatie locatienoodplan

Activatie van het noodplan leidt tot het oproepen van een calamiteitencoördinator en ondersteunend team. Gezamenlijk dragen zij zorg voor een veilige situatie en dat de operationele situatie zo snel mogelijk kan worden hersteld.

Indien de impact van een incident boven specifieke grenzen komt,
moet het incident worden gemeld aan een crisiscontactpersoon.
Dit zijn 9 personen verdeeld over drie groepen.

BEOORDELEN
VAN DE SITUATIE

De crisiscontactpersoon beoordeelt de situatie aan
de hand van de hoofdvraag: 

Zijn er doden/gewonden/vermisten of is de veiligheid van mensen in gevaar? 

 Is er (mogelijke) schade aan het milieu?  

 Wordt de bedrijfsvoering (mogelijk) ernstig belemmerd? 

 Zijn er (mogelijk) regels of wetten overtreden?

 Kan dit voorval Avebe een slechte reputatie bezorgen? 

1x ja >> door naar stap 4

De crisisleider is degene die bepaalt of er sprake is van een crisis.

Gaan mensen binnen en buiten Avebe hier iets van merken en kan dit leiden tot zorgen of verontwaardiging?

Om deze vraag te beantwoorden zijn er 5 subvragen:

CRISIS
MANAGEMENT

Corporate

Crisismanagementteam  |  Verantwoordelijk voor strategische beslissingen, stakeholder management, reputatie en communicatie. Bestaande uit : crisisleider, crisiscoördinator, communicatieleider en specifieke ondersteuning

Locatie Avebe

Verantwoordelijk voor operationele zaken

BRAND IN FOXHOL
INCIDENT OF CRISIS?

De maatschappij verandert in snel tempo en zorgt voor nieuwe uitdagingen voor bedrijven. Nieuws ligt snel op straat door sociale en traditionele media. De samenleving verwacht van bedrijven dat ze open, eerlijk en betrokken zijn en hun verantwoordelijkheid nemen. Een goede reactie op zowel incidenten als (potentiële) crisissituaties is van belang voor de bedrijfsvoering. Daarop wil Avebe voorbereid zijn, want een snelle en effectieve crisis-response kan veel schade voorkomen.

Een methodiek voor crisismanagement, dat was er al bij Avebe. “Bij het uitbreken van een crisis is efficiëntie van groot belang, onze methodiek was niet efficiënt genoeg”, vertelt Rob van Laerhoven, CFO bij Avebe. “We hebben meer vertrouwen in een systeem waarin mensen getraind en geoefend zijn dan in uitgebreide documentatie waarin staat hoe te handelen.”

Versimpelde methodiek
De nieuwe aanpak is slagvaardiger; er zijn duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Bij een incident houden de calamiteitenteams op locatie zich bezig met de veiligheid van mensen, het milieu en het weer opstarten van de processen. Het crisismanagementteam, bestaande uit een crisisleider, crisiscoördinator en communicatieleider, houdt zich bezig met de gevolgen van een groter incident of issues, zoals strategische keuzes, stakeholdermanagement en communicatie om de reputatie van Avebe veilig te stellen. Indien nodig wordt een Business Continuity Management (BCM) systeem geactiveerd om ervoor te zorgen dat Avebe na een incident weer normaal draait en zo goed mogelijk haar afspraken met klanten en leveranciers kan blijven nakomen.

Snelle response
Bij een incident is het van belang dat het crisismanagementteam adequaat reageert. Dit is alleen mogelijk als het team vroegtijdig op de hoogte is van impactvolle incidenten. Daarom is een nieuwe escalatieprocedure opgezet en worden mensen getraind om mogelijke crisissituaties te herkennen en hierop te acteren. Van Laerhoven: “Iedereen binnen Avebe kan een melding doen. Als je iets verdachts ziet of hoort, of dat nou klanten, leveranciers of de media betreft, stel je leidinggevende hiervan op de hoogte. Vervolgens vindt via onze incidentprocedures eventueel een melding plaats naar de crisiscontactpersoon, die die vervolgens bekijkt of het crisismanagementteam betrokken moet worden.”

Crisiscommunicatie
In de nieuwe aanpak komt crisiscommunicatie ook nadrukkelijker in beeld. Om de media en belanghebbenden snel en zorgvuldig te informeren, wordt er altijd vanuit de Communicatieafdeling gecommuniceerd. Daarnaast worden er woordvoerders per locatie getraind om bij een incident, onder leiding van de afdeling Communicatie, de media te woord te kunnen staan. Van Laerhoven: “Om verkeerde beeldvorming te voorkomen is het belangrijk dat mensen niet zelf iets op social media plaatsen of reageren op berichten of vragen van journalisten. Verwijs dan door naar de Communicatieafdeling. Natuurlijk kunnen er tijdens een crisis vragen ontstaan in de naaste omgeving waar je als medewerker graag een antwoord op wilt kunnen geven. De afdeling Communicatie stelt berichten op en deelt die via het intranet en schermen, zodat medewerkers goed geïnformeerd zijn.”

Aan de slag
Op 1 juli 2019 is de opzet en inrichting van de nieuwe aanpak gereed. Dan is het crisismanagementteam getraind en is de documentatie klaar. Van Laerhoven: “Maar daarmee zijn we er nog niet.” “De nieuwe aanpak kan alleen een succes worden als iedereen binnen Avebe helpt bij het snel opmerken en melden van bedreigende situaties.” Daarom wordt de rest van de organisatie komend anderhalf jaar geïnformeerd en betrokken bij de nieuwe aanpak. “Samen werken we aan een toekomstbestendige organisatie waar veiligheid, waardecreatie, resultaten voor onze leden én klanten centraal staan”, eindigt Van Laerhoven.

Bedreigingen stoppen en gevolgschade voorkomen met Business Continuity Management (BCM)

BCM is het proces waarbij voor diverse potentiële bedreigingen scenario's zijn opgesteld om de impact te beheersen. In de praktijk bestaat BCM uit maatregelen tijdens crisisomstandigheden, bijvoorbeeld wanneer door een brand de productie stilligt. De BCM-maatregelen zorgen ervoor dat de bedreiging zo snel mogelijk wordt beheerst en geminimaliseerd, zodat de gevolgschade zo klein mogelijk is. Het doel is de bedrijfsprocessen snel te herstellen.

In het BCM-plan zijn per locatie een aantal scenario’s in kaart gebracht. Voor de betreffende scenario’s is een actielijst opgesteld. Deze acties zijn samengebracht in een handige tool. Deze tool ondersteunt het lokale calamiteitenteam bij de beheersing van de verschillende aspecten die om de hoek komen kijken. Zij kunnen dan de juiste maatregelen in de juiste volgorde nemen om de productie zo snel mogelijk weer op te starten en producten te leveren aan onze klanten.

BUSINESS CONTINUITY MANAGEMENT
EEN CRISIS KOMT
ALTIJD ONVERWACHT

De maatschappij verandert in snel tempo en zorgt voor nieuwe uitdagingen voor bedrijven. Nieuws ligt snel op straat door sociale en traditionele media. De samenleving verwacht van bedrijven dat ze open, eerlijk en betrokken zijn en hun verantwoordelijkheid nemen. Een goede reactie op zowel incidenten als (potentiële) crisissituaties is van belang voor de bedrijfsvoering. Daarop wil Avebe voorbereid zijn, want een snelle en effectieve crisis-response kan veel schade voorkomen.

Een methodiek voor crisismanagement, dat was er al bij Avebe. “Bij het uitbreken van een crisis is efficiëntie van groot belang, onze methodiek was niet efficiënt genoeg”, vertelt Rob van Laerhoven, CFO bij Avebe. “We hebben meer vertrouwen in een systeem waarin mensen getraind en geoefend zijn dan in uitgebreide documentatie waarin staat hoe te handelen.”

Versimpelde methodiek
De nieuwe aanpak is slagvaardiger; er zijn duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Bij een incident houden de calamiteitenteams op locatie zich bezig met de veiligheid van mensen, het milieu en het weer opstarten van de processen. Het crisismanagementteam, bestaande uit een crisisleider, crisiscoördinator en communicatieleider, houdt zich bezig met de gevolgen van een groter incident of issues, zoals strategische keuzes, stakeholdermanagement en communicatie om de reputatie van Avebe veilig te stellen. Indien nodig wordt een Business Continuity Management (BCM) systeem geactiveerd om ervoor te zorgen dat Avebe na een incident weer normaal draait en zo goed mogelijk haar afspraken met klanten en leveranciers kan blijven nakomen.

Snelle response
Bij een incident is het van belang dat het crisismanagementteam adequaat reageert. Dit is alleen mogelijk als het team vroegtijdig op de hoogte is van impactvolle incidenten. Daarom is een nieuwe escalatieprocedure opgezet en worden mensen getraind om mogelijke crisissituaties te herkennen en hierop te acteren. Van Laerhoven: “Iedereen binnen Avebe kan een melding doen. Als je iets verdachts ziet of hoort, of dat nou klanten, leveranciers of de media betreft, stel je leidinggevende hiervan op de hoogte. Vervolgens vindt via onze incidentprocedures eventueel een melding plaats naar de crisiscontactpersoon, die die vervolgens bekijkt of het crisismanagementteam betrokken moet worden.”

Crisiscommunicatie
In de nieuwe aanpak komt crisiscommunicatie ook nadrukkelijker in beeld. Om de media en belanghebbenden snel en zorgvuldig te informeren, wordt er altijd vanuit de Communicatieafdeling gecommuniceerd. Daarnaast worden er woordvoerders per locatie getraind om bij een incident, onder leiding van de afdeling Communicatie, de media te woord te kunnen staan. Van Laerhoven: “Om verkeerde beeldvorming te voorkomen is het belangrijk dat mensen niet zelf iets op social media plaatsen of reageren op berichten of vragen van journalisten. Verwijs dan door naar de Communicatieafdeling. Natuurlijk kunnen er tijdens een crisis vragen ontstaan in de naaste omgeving waar je als medewerker graag een antwoord op wilt kunnen geven. De afdeling Communicatie stelt berichten op en deelt die via het intranet en schermen, zodat medewerkers goed geïnformeerd zijn.”

Aan de slag
Op 1 juli 2019 is de opzet en inrichting van de nieuwe aanpak gereed. Dan is het crisismanagementteam getraind en is de documentatie klaar. Van Laerhoven: “Maar daarmee zijn we er nog niet.” “De nieuwe aanpak kan alleen een succes worden als iedereen binnen Avebe helpt bij het snel opmerken en melden van bedreigende situaties.” Daarom wordt de rest van de organisatie komend anderhalf jaar geïnformeerd en betrokken bij de nieuwe aanpak. “Samen werken we aan een toekomstbestendige organisatie waar veiligheid, waardecreatie, resultaten voor onze leden én klanten centraal staan”, eindigt Van Laerhoven.

BUSINESS CONTINUITY MANAGEMENT

Bedreigingen stoppen en gevolgschade voorkomen met Business Continuity Management (BCM)

BCM is het proces waarbij voor diverse potentiële bedreigingen scenario's zijn opgesteld om de impact te beheersen. In de praktijk bestaat BCM uit maatregelen tijdens crisisomstandigheden, bijvoorbeeld wanneer door een brand de productie stilligt. De BCM-maatregelen zorgen ervoor dat de bedreiging zo snel mogelijk wordt beheerst en geminimaliseerd, zodat de gevolgschade zo klein mogelijk is. Het doel is de bedrijfsprocessen snel te herstellen.

In het BCM-plan zijn per locatie een aantal scenario’s in kaart gebracht. Voor de betreffende scenario’s is een actielijst opgesteld. Deze acties zijn samengebracht in een handige tool. Deze tool ondersteunt het lokale calamiteitenteam bij de beheersing van de verschillende aspecten die om de hoek komen kijken. Zij kunnen dan de juiste maatregelen in de juiste volgorde nemen om de productie zo snel mogelijk weer op te starten en producten te leveren aan onze klanten.

BRAND IN FOXHOL
INCIDENT OF CRISIS?

De media pikte het al snel op: ‘Industriebrand op Avebe-weg in Foxhol’.  Op vrijdag 14 december woedde een uitslaande brand bij Avebe in Foxhol. De brand ontstond in één van de compressoren in een opslagruimte. Medewerkers van Avebe handelden direct adequaat door de veiligheidsdiensten te informeren en de processen stil te leggen. Avebe onderzocht de gevolgen en  evalueerde de handelswijze. Sandy de Bies, QESH Manager en verantwoordelijk voor de bedrijfsnoodorganisatie bij Avebe Foxhol, vertelt hierover.

“De brand in Foxhol was geen crisis, maar een incident. Vanwege de uitslaande vlammen werd de brand al snel als crisis gezien. Uit onze interne evaluatie is gebleken dat er goed en snel gehandeld is. Dat is ook de reden dat de brand onder controle bleef. 

Mede dankzij de ‘spot on’ melding van de first responder wisten de overheidsinstanties direct veel over de gradatie van de brand. De medewerker, die naast Avebe ook werkzaam is bij de brandweer, wist duidelijk te melden in welk stadium de brand was. Met de specifieke informatie kon de brandweer zich goed voorbereiden. Binnen enkele uren was het sein brand meester. Al snel werkten verschillende teams samen aan een opstartplan om de fabriek weer draaiende te krijgen, een onderzoek naar de oorzaak van de brand en het in kaart brengen van de veiligheidsrisico’s.

We hebben duidelijke protocollen. Deze helpen ons om zaken onder controle te krijgen en snel in een beheerste, veilige situatie te komen. Dat is op 14 december goed gelukt. Dankzij de goede inzet van ons team, de calamiteitencoördinator en andere collega’s is een crisis voorkomen. Daar ben ik dankbaar voor”, besluit De Bies.

EEN CALAMITEIT,
WAT NU?
SIGNALEREN:
LIEVER VALS ALARM DAN GEEN ALARM

Maak gebruik van de incidentprocedure(s) of bel noodnummer 333 

Je signaleert bijvoorbeeld:  
Onvoorziene omstandigheid op de locatie (brand/explosie/zwaar ongeval)
Klantprobleem (claim of besmetting met potentiële impact)
Supply chain (kritische leverancier valt weg)

ACTEREN EN ESCALATIE

Activatie locatienoodplan

Activatie van het noodplan leidt tot het oproepen van een calamiteitencoördinator en ondersteunend team. Gezamenlijk dragen zij zorg voor een veilige situatie en dat de operationele situatie zo snel mogelijk kan worden hersteld.

Indien de impact van een incident boven specifieke grenzen komt, moet het incident worden gemeld aan een crisiscontactpersoon.
Dit zijn 9 personen verdeeld over drie groepen.

BEOORDELEN
VAN DE SITUATIE

De crisiscontactpersoon beoordeelt de situatie aan de hand van de hoofdvraag: 

Gaan mensen binnen en buiten Avebe hier iets van merken en kan dit leiden tot zorgen of verontwaardiging?

Om deze vraag te beantwoorden zijn er 5 subvragen:

Zijn er doden/gewonden/vermisten of is de veiligheid van mensen in gevaar? 

Is er (mogelijke) schade aan het milieu?  

Wordt de bedrijfsvoering (mogelijk) ernstig belemmerd? 

Zijn er (mogelijk) regels of wetten overtreden?

Kan dit voorval Avebe een slechte reputatie bezorgen? 

1x ja >> door naar stap 4

De crisisleider is degene die bepaalt of er sprake is van een crisis.

CRISIS
MANAGEMENT

Corporate

Crisismanagementteam  |  Verantwoordelijk voor strategische beslissingen, stakeholder management, reputatie en communicatie. Bestaande uit : crisisleider, crisiscoördinator, communicatieleider en specifieke ondersteuning

Locatie Avebe

Verantwoordelijk voor operationele zaken