In het BCM-plan zijn per locatie een aantal scenario’s in kaart gebracht. Voor de betreffende scenario’s is een actielijst opgesteld. Deze acties zijn samengebracht in een handige tool. Deze tool ondersteunt het lokale calamiteitenteam bij de beheersing van de verschillende aspecten die om de hoek komen kijken. Zij kunnen dan de juiste maatregelen in de juiste volgorde nemen om de productie zo snel mogelijk weer op te starten en producten te leveren aan onze klanten.
BCM is het proces waarbij voor diverse potentiële bedreigingen scenario's zijn opgesteld om de impact te beheersen. In de praktijk bestaat BCM uit maatregelen tijdens crisisomstandigheden, bijvoorbeeld wanneer door een brand de productie stilligt. De BCM-maatregelen zorgen ervoor dat de bedreiging zo snel mogelijk wordt beheerst en geminimaliseerd, zodat de gevolgschade zo klein mogelijk is. Het doel is de bedrijfsprocessen snel te herstellen.
Bedreigingen stoppen en gevolgschade voorkomen met Business Continuity Management (BCM)
Crisiscommunicatie
In de nieuwe aanpak komt crisiscommunicatie ook nadrukkelijker in beeld. Om de media en belanghebbenden snel en zorgvuldig te informeren, wordt er altijd vanuit de Communicatieafdeling gecommuniceerd. Daarnaast worden er woordvoerders per locatie getraind om bij een incident, onder leiding van de afdeling Communicatie, de media te woord te kunnen staan. Van Laerhoven: “Om verkeerde beeldvorming te voorkomen is het belangrijk dat mensen niet zelf iets op social media plaatsen of reageren op berichten of vragen van journalisten. Verwijs dan door naar de Communicatieafdeling. Natuurlijk kunnen er tijdens een crisis vragen ontstaan in de naaste omgeving waar je als medewerker graag een antwoord op wilt kunnen geven. De afdeling Communicatie stelt berichten op en deelt die via het intranet en schermen, zodat medewerkers goed geïnformeerd zijn.”
Aan de slag
Op 1 juli 2019 is de opzet en inrichting van de nieuwe aanpak gereed. Dan is het crisismanagementteam getraind en is de documentatie klaar. Van Laerhoven: “Maar daarmee zijn we er nog niet.” “De nieuwe aanpak kan alleen een succes worden als iedereen binnen Avebe helpt bij het snel opmerken en melden van bedreigende situaties.” Daarom wordt de rest van de organisatie komend anderhalf jaar geïnformeerd en betrokken bij de nieuwe aanpak. “Samen werken we aan een toekomstbestendige organisatie waar veiligheid, waardecreatie, resultaten voor onze leden én klanten centraal staan”, eindigt Van Laerhoven.
Een methodiek voor crisismanagement, dat was er al bij Avebe. “Bij het uitbreken van een crisis is efficiëntie van groot belang, onze methodiek was niet efficiënt genoeg”, vertelt Rob van Laerhoven, CFO bij Avebe. “We hebben meer vertrouwen in een systeem waarin mensen getraind en geoefend zijn dan in uitgebreide documentatie waarin staat hoe te handelen.”
Versimpelde methodiek
De nieuwe aanpak is slagvaardiger; er zijn duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Bij een incident houden de calamiteitenteams op locatie zich bezig met de veiligheid van mensen, het milieu en het weer opstarten van de processen. Het crisismanagementteam, bestaande uit een crisisleider, crisiscoördinator en communicatieleider, houdt zich bezig met de gevolgen van een groter incident of issues, zoals strategische keuzes, stakeholdermanagement en communicatie om de reputatie van Avebe veilig te stellen. Indien nodig wordt een Business Continuity Management (BCM) systeem geactiveerd om ervoor te zorgen dat Avebe na een incident weer normaal draait en zo goed mogelijk haar afspraken met klanten en leveranciers kan blijven nakomen.
Snelle response
Bij een incident is het van belang dat het crisismanagementteam adequaat reageert. Dit is alleen mogelijk als het team vroegtijdig op de hoogte is van impactvolle incidenten. Daarom is een nieuwe escalatieprocedure opgezet en worden mensen getraind om mogelijke crisissituaties te herkennen en hierop te acteren. Van Laerhoven: “Iedereen binnen Avebe kan een melding doen. Als je iets verdachts ziet of hoort, of dat nou klanten, leveranciers of de media betreft, stel je leidinggevende hiervan op de hoogte. Vervolgens vindt via onze incidentprocedures eventueel een melding plaats naar de crisiscontactpersoon, die die vervolgens bekijkt of het crisismanagementteam betrokken moet worden.”
De maatschappij verandert in snel tempo en zorgt voor nieuwe uitdagingen voor bedrijven. Nieuws ligt snel op straat door sociale en traditionele media. De samenleving verwacht van bedrijven dat ze open, eerlijk en betrokken zijn en hun verantwoordelijkheid nemen. Een goede reactie op zowel incidenten als (potentiële) crisissituaties is van belang voor de bedrijfsvoering. Daarop wil Avebe voorbereid zijn, want een snelle en effectieve crisis-response kan veel schade voorkomen.
Verantwoordelijk voor operationele zaken
Locatie Avebe
Crisismanagementteam | Verantwoordelijk voor strategische beslissingen, stakeholder management, reputatie en communicatie. Bestaande uit : crisisleider, crisiscoördinator, communicatieleider en specifieke ondersteuning
Corporate
Om deze vraag te beantwoorden zijn er 5 subvragen:
Gaan mensen binnen en buiten Avebe hier iets van merken en kan dit leiden tot zorgen of verontwaardiging?
De crisisleider is degene die bepaalt of er sprake is van een crisis.
1x ja >> door naar stap 4
Zijn er doden/gewonden/vermisten of is de veiligheid van mensen in gevaar?
Is er (mogelijke) schade aan het milieu?
Wordt de bedrijfsvoering (mogelijk) ernstig belemmerd?
Zijn er (mogelijk) regels of wetten overtreden?
Kan dit voorval Avebe een slechte reputatie bezorgen?
De crisiscontactpersoon beoordeelt de situatie aan
de hand van de hoofdvraag:
Activatie van het noodplan leidt tot het oproepen van een calamiteitencoördinator en ondersteunend team. Gezamenlijk dragen zij zorg voor een veilige situatie en dat de operationele situatie zo snel mogelijk kan worden hersteld.
Indien de impact van een incident boven specifieke grenzen komt,
moet het incident worden gemeld aan een crisiscontactpersoon.
Dit zijn 9 personen verdeeld over drie groepen.
Activatie locatienoodplan
Je signaleert bijvoorbeeld:
Onvoorziene omstandigheid op de locatie (brand/explosie/zwaar ongeval)
Klantprobleem (claim of besmetting met potentiële impact)
Supply chain (kritische leverancier valt weg)
Maak gebruik van de incidentprocedure(s) of bel noodnummer 333
Verantwoordelijk voor operationele zaken
Locatie Avebe
Crisismanagementteam | Verantwoordelijk voor strategische beslissingen, stakeholder management, reputatie en communicatie. Bestaande uit : crisisleider, crisiscoördinator, communicatieleider en specifieke ondersteuning
Corporate
De crisisleider is degene die bepaalt of er sprake is van een crisis.
1x ja >> door naar stap 4
Zijn er doden/gewonden/vermisten of is de veiligheid van mensen in gevaar?
Is er (mogelijke) schade aan het milieu?
Wordt de bedrijfsvoering (mogelijk) ernstig belemmerd?
Zijn er (mogelijk) regels of wetten overtreden?
Kan dit voorval Avebe een slechte reputatie bezorgen?
Om deze vraag te beantwoorden zijn er 5 subvragen:
Gaan mensen binnen en buiten Avebe hier iets van merken en kan dit leiden tot zorgen of verontwaardiging?
De crisiscontactpersoon beoordeelt de situatie aan de hand van de hoofdvraag:
Activatie van het noodplan leidt tot het oproepen van een calamiteitencoördinator en ondersteunend team. Gezamenlijk dragen zij zorg voor een veilige situatie en dat de operationele situatie zo snel mogelijk kan worden hersteld.
Indien de impact van een incident boven specifieke grenzen komt, moet het incident worden gemeld aan een crisiscontactpersoon.
Dit zijn 9 personen verdeeld over drie groepen.
Activatie locatienoodplan
Je signaleert bijvoorbeeld:
Onvoorziene omstandigheid op de locatie (brand/explosie/zwaar ongeval)
Klantprobleem (claim of besmetting met potentiële impact)
Supply chain (kritische leverancier valt weg)
Maak gebruik van de incidentprocedure(s) of bel noodnummer 333
BCM is het proces waarbij voor diverse potentiële bedreigingen scenario's zijn opgesteld om de impact te beheersen. In de praktijk bestaat BCM uit maatregelen tijdens crisisomstandigheden, bijvoorbeeld wanneer door een brand de productie stilligt. De BCM-maatregelen zorgen ervoor dat de bedreiging zo snel mogelijk wordt beheerst en geminimaliseerd, zodat de gevolgschade zo klein mogelijk is. Het doel is de bedrijfsprocessen snel te herstellen.
In het BCM-plan zijn per locatie een aantal scenario’s in kaart gebracht. Voor de betreffende scenario’s is een actielijst opgesteld. Deze acties zijn samengebracht in een handige tool. Deze tool ondersteunt het lokale calamiteitenteam bij de beheersing van de verschillende aspecten die om de hoek komen kijken. Zij kunnen dan de juiste maatregelen in de juiste volgorde nemen om de productie zo snel mogelijk weer op te starten en producten te leveren aan onze klanten.
Bedreigingen stoppen en gevolgschade voorkomen met Business Continuity Management (BCM)
Een methodiek voor crisismanagement, dat was er al bij Avebe. “Bij het uitbreken van een crisis is efficiëntie van groot belang, onze methodiek was niet efficiënt genoeg”, vertelt Rob van Laerhoven, CFO bij Avebe. “We hebben meer vertrouwen in een systeem waarin mensen getraind en geoefend zijn dan in uitgebreide documentatie waarin staat hoe te handelen.”
Versimpelde methodiek
De nieuwe aanpak is slagvaardiger; er zijn duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Bij een incident houden de calamiteitenteams op locatie zich bezig met de veiligheid van mensen, het milieu en het weer opstarten van de processen. Het crisismanagementteam, bestaande uit een crisisleider, crisiscoördinator en communicatieleider, houdt zich bezig met de gevolgen van een groter incident of issues, zoals strategische keuzes, stakeholdermanagement en communicatie om de reputatie van Avebe veilig te stellen. Indien nodig wordt een Business Continuity Management (BCM) systeem geactiveerd om ervoor te zorgen dat Avebe na een incident weer normaal draait en zo goed mogelijk haar afspraken met klanten en leveranciers kan blijven nakomen.
Snelle response
Bij een incident is het van belang dat het crisismanagementteam adequaat reageert. Dit is alleen mogelijk als het team vroegtijdig op de hoogte is van impactvolle incidenten. Daarom is een nieuwe escalatieprocedure opgezet en worden mensen getraind om mogelijke crisissituaties te herkennen en hierop te acteren. Van Laerhoven: “Iedereen binnen Avebe kan een melding doen. Als je iets verdachts ziet of hoort, of dat nou klanten, leveranciers of de media betreft, stel je leidinggevende hiervan op de hoogte. Vervolgens vindt via onze incidentprocedures eventueel een melding plaats naar de crisiscontactpersoon, die die vervolgens bekijkt of het crisismanagementteam betrokken moet worden.”
Crisiscommunicatie
In de nieuwe aanpak komt crisiscommunicatie ook nadrukkelijker in beeld. Om de media en belanghebbenden snel en zorgvuldig te informeren, wordt er altijd vanuit de Communicatieafdeling gecommuniceerd. Daarnaast worden er woordvoerders per locatie getraind om bij een incident, onder leiding van de afdeling Communicatie, de media te woord te kunnen staan. Van Laerhoven: “Om verkeerde beeldvorming te voorkomen is het belangrijk dat mensen niet zelf iets op social media plaatsen of reageren op berichten of vragen van journalisten. Verwijs dan door naar de Communicatieafdeling. Natuurlijk kunnen er tijdens een crisis vragen ontstaan in de naaste omgeving waar je als medewerker graag een antwoord op wilt kunnen geven. De afdeling Communicatie stelt berichten op en deelt die via het intranet en schermen, zodat medewerkers goed geïnformeerd zijn.”
Aan de slag
Op 1 juli 2019 is de opzet en inrichting van de nieuwe aanpak gereed. Dan is het crisismanagementteam getraind en is de documentatie klaar. Van Laerhoven: “Maar daarmee zijn we er nog niet.” “De nieuwe aanpak kan alleen een succes worden als iedereen binnen Avebe helpt bij het snel opmerken en melden van bedreigende situaties.” Daarom wordt de rest van de organisatie komend anderhalf jaar geïnformeerd en betrokken bij de nieuwe aanpak. “Samen werken we aan een toekomstbestendige organisatie waar veiligheid, waardecreatie, resultaten voor onze leden én klanten centraal staan”, eindigt Van Laerhoven.
De maatschappij verandert in snel tempo en zorgt voor nieuwe uitdagingen voor bedrijven. Nieuws ligt snel op straat door sociale en traditionele media. De samenleving verwacht van bedrijven dat ze open, eerlijk en betrokken zijn en hun verantwoordelijkheid nemen. Een goede reactie op zowel incidenten als (potentiële) crisissituaties is van belang voor de bedrijfsvoering. Daarop wil Avebe voorbereid zijn, want een snelle en effectieve crisis-response kan veel schade voorkomen.
